2020年数学学院本科毕业论文网络答辩工作方案(征求意见稿)

2020-05-14

2020年数学学院本科毕业论文

网络答辩工作方案(征求意见稿)

 

为保障毕业班同学的健康安全,配合疫情防控工作,保证毕设工作各个环节质量标准不下降,学院决定统一采取“网络远程答辩”的工作形式。现根据《南开大学本科毕业论文(设计)线上答辩要求》文件要求,并结合《数学学院2020年度本科毕业论文(设计)工作方案》中的日程安排,制定如下答辩工作方案及平台使用说明。

  

一、网络远程答辩工作小组

组长:李静

成员:邓少强、阮吉寿、陈鲁生、金应烈、吴春林、江一鸣

秘书:邓旭

  

二、网络远程答辩督导组成员

组长:李静

成员:苏静、丁龙云、段华贵、王淼、邓少强、阮吉寿、陈鲁生、金应烈

吴春林、江一鸣、宋琼、邓旭

   三、网络远程答辩相关事项

  (一)答辩平台

我院计划选择“飞书”为主要的网络远程答辩平台。

  

(二)答辩流程

1. 答辩前期准备工作分工

根据本科毕业设计工作方案中的日程要求,522日前,学院完成线上答辩准备工作,具体分工如下:

1)系主任

 ①制定答辩安排

各系主任制定答辩安排表。表中需列出专业,答辩分组情况,答辩主席、委员及答辩秘书名单、答辩学生名单、各组学生答辩时间(日期与具体时间段)。

 ②填写“2020年本科毕业设计答辩安排表”

包含以下信息:专业,答辩分组情况,答辩主席、委员及答辩秘书名单、答辩学生名单、各组学生答辩时间(日期与具体时间段),并将上述信息汇总上报至学院本科教学办。

2)教学办

 ①在“飞书”软件中建立线上答辩群组。

依据制定的答辩安排分组情况,教学办毕设负责人在飞书软件中建立群组、创建群共享文件夹和答辩会议号。

群组名称命名为:答辩主席姓名+答辩日期时间+系别;群组成员应包括本组答辩委员、答辩秘书、答辩学生、网络远程答辩工作小组秘书(邓旭)。

共享文件夹命名为答辩主席姓名+答辩日期时间+系别。

 ②分发群组信息、答辩需使用的相关材料。

学院教学办毕设负责人将群组信息、答辩所需材料发送给答辩秘书。答辩所需材料包括:“本科毕业论文(设计)指导教师评语及打分表”、“本科毕业论文(设计)答辩记录及打分表”、“南开大学本科毕业论文评分标准”等。

 ③建立备用群组

在微信、QQ两款社交软件当中创建相同的群组,以做备份。

3)答辩秘书

 ①上传答辩所需材料

答辩秘书提前准备答辩所需材料,包括“本科毕业论文(设计)指导教师评语及打分表”、“本科毕业论文(设计)答辩记录及打分表”、“南开大学本科毕业论文评分标准”,并将上述材料上传至群组共享文件夹。

注:以上材料由本科教学办邓旭老师分别打包发送给答辩秘书,答辩秘书对照本组学生名单检查无误后上传至共享文件夹。

请各位指导教师在答辩结束前完成“本科毕业论文(设计)指导教师评语及打分表”的填写工作。

 ②组织答辩软件测试

答辩秘书在飞书上邀请分配给本答辩小组的督导组成员入群,并与本组同学、答辩老师、督导组成员约定远程答辩软件测试时间(测试时间应提前于答辩时间,测试用会议号参与)。

在约定时间内,群组成员使用飞书进行网络、通话质量、屏幕共享(播放答辩ppt)、答辩流程进行测试和预演,并将此过程录屏。测试结束后向学院教学办邓旭反馈测试时间、测试情况。

向学生强调在答辩时间段尽量在测试时的地点和网络环境下进行答辩,并尽量保持视频通话时的背景干净整洁。

 ③创建答辩会议号

答辩秘书需为本组答辩委员及同学创建答辩所用会议号,并将会议号报送学院教学办邓旭,由教学办汇总相关信息至“2020本科毕业设计答辩安排表”,并上报教务处。

 ④确认学生电话联系方式

教学办邓旭老师将学生联系方式发给答辩秘书,答辩秘书跟学生确认联系方式并收集紧急联系人方式。

4)答辩学生

 ①上传论文全文及答辩用ppt文件。

学生至少在答辩前3天将论文、答辩用ppt上传至共享文件夹,供评审老师提前阅读。论文、答辩用ppt均命名为“学号-姓名-专业-论文题目”。

注:参与答辩的论文版本、最终提交的论文版本应与查重通过版本内容基本一致。答辩时,答辩委员将比对答辩用稿及查重稿,经对比差异较大者需说明原因并申请二次查重。

 ②与答辩秘书确认电话联系方式

学生需在群组中向答辩秘书报备自己的电话联系方式及紧急联系人电话联系方式,确保从答辩软件测试之日起到正式答辩结束期间,个人通讯畅通。

  2. 答辩进行过程 

  1)答辩开始

答辩采用视频答辩方式进行,评审教师、学生、答辩秘书、督导成员按规定时间进入会议,按分组及既定顺序开始答辩。

2)答辩过程记录

答辩秘书对答辩过程自行进行计时工作,按要求在“本科毕业论文(设计)答辩记录及打分表”上对每位同学的答辩情况进行记录,同时使用飞书的录屏功能,将答辩全过程录音录像。

3)投票表决

全部同学答辩结束后,答辩学生及督导人员、旁听人员暂时退出会议,但要保持飞书在线,关注群组内的通知。此时会议内仅包括答辩委员及答辩秘书,由答辩委员会立即进行投票表决,答辩秘书继续对投票讨论过程进行全程录音录像。

投票结果统计后,由答辩秘书在群组中通知同学们再次进入会议平台,由答辩委员会主席宣布答辩结果和答辩成绩。

  1. 答辩收尾工作

由答辩秘书整理本场答辩的“本科毕业论文(设计)答辩记录及打分表”及其他记录文件材料,使用飞书的录屏功能后,会议结束时飞书会自动生成音视频材料链接,答辩秘书需将填写完整并签字的文件材料汇总提交给教学办邓旭。

本科毕业论文推优遴选工作涉及答辩的环节可参照上述流程。

注:此次线上答辩需要填写的“本科毕业论文(设计)指导教师评语及打分表”、“本科毕业论文(设计)答辩记录及打分表”等材料需要签字之处建议采用电子签名手段,但在具备线下签名条件或教务处另有明确要求时线下补签。

  

三、其他情况说明

考虑到网络远程答辩对硬件设施的要求,特对今年远程答辩可能出现的一些情况做如下说明。

(一)硬件设施要求

推荐各位答辩同学、答辩秘书、督导成员自带有内置摄像头,并安装好飞书、腾讯会议软件、内存状况良好的笔记本电脑,在网络状况良好的地点提前对相关软件进行调试。

飞书软件自带录屏录音功能,为保万无一失,学院配备了录像机进行现场实况录音录像,并在答辩进行时全程开启。

本文中提到的相关软件后续将会把安装包文件打包整合上传至飞书。

  

(二)其他预案

  1. 答辩软件

答辩主要使用飞书软件进行,腾讯会议+EV录屏作为第二预案、摄像机实况同步录音录像作为第三预案,如在答辩当天,答辩小组成员中多数人的飞书、腾讯会议等软件不幸出现问题导致答辩无法顺利进行,答辩小组可利用微信或QQ社交软件备用群组进行联线答辩,摄像机将答辩过程全程录音录像。

  1. 网络问题

答辩期间,如有同学偶尔出现断网情况,可适当等待网络系统恢复,或由答辩秘书电话联系该同学,调整答辩排序后恢复网络答辩。

答辩期间,如有同学连续两次出现断网的情况,答辩秘书将通过电话联系该同学,完成答辩过程,电话答辩过程需全程录音。如同学电话连续拨打3次不畅通,且紧急联系人电话不畅通,或者紧急联系人在知晓情况后亦无法联系到答辩同学本人的,则顺次由本组下一位同学进行答辩。本场答辩结束后,由答辩秘书、教学办、团委老师一起核实断网同学情况后,决定是否允许该同学另行确定时间进行答辩。

个别同学的网络问题导致答辩过程不连续的,答辩秘书、答辩委员应注意把握该同学答辩过程的累计时长与本组其他同学基本一致。

如答辩当天出现大面积网络故障或其他不可抗力因素导致的问题,请答辩秘书及时联系学院教学办协助解决,必要时可给予一次在614日前调整答辩时间的机会。

  

  

  

  

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